コンプライアンス基本方針

公益財団法人東京都教育支援機構コンプライアンス基本方針

常務理事決定

　この基本方針は、公益財団法人東京都教育支援機構（以下「機構」という。）が社会から信頼される団体として存続・発展していくことを目的に、全ての職員等が、業務活動のあらゆる場面において法令等を遵守し、社会倫理に適合して誠実に日常業務を遂行するために遵守すべき基本的事項を定めるものである。

第１　コンプライアンスの定義

  • １　「コンプライアンス」とは、法令等を遵守することをいう。
  • ２　「法令等」とは、法令、条例等及び機構の定款並び規程に加え、社会倫理、社会的規範、モラルなど、機構が社会的な役割を果たすために必要なルールの全てをいう。

第２　適用範囲

　この基本方針は、役員及び職員の他機構の業務に従事する全ての者（以下「職員等」という。）に適用する。

第３　コンプライアンス組織体制

  • １　コンプライアンス最高責任者

    　理事長は、コンプライアンスの遵守に取り組む最高責任者として、機構のコンプライアンスに係る業務を統括する。

  • ２　コンプライアンス委員会

    • （１）コンプライアンス委員会の設置

      　コンプライアンスに関する重要事項を検討・審議する機関として、理事長を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置する。なお、委員会の運営については、別に定める「コンプライアンス委員会運営要綱」による。

    • （２）コンプライアンス委員会の検討・審議事項

      • ア　コンプライアンスの活動計画に関すること。
      • イ　コンプライアンスに係る教育及び研修に関すること。
      • ウ　コンプライアンスの自己点検及び監査報告に係る是正措置等に関すること。
      • エ　問題発生時の対応及び再発防止に関すること。
      • オ　コンプライアンス体制に関すること。
      • カ　この基本方針、行動指針及びコンプライアンスに関する規程等に関すること。
      • キ　その他コンプライアンスの活動に必要な事項に関すること。

  • ３　コンプライアンス統括部門

    　コンプライアンス最高責任者を補佐し、コンプライアンスを推進についての統括する部門として、コンプライアンス統括部門を置く。

    • （１）統括部門の組織

      • ア　コンプライアンス統括責任者

        　コンプライアンス統括部門の責任者として、総務部長をコンプライアンス統括責任者に充てる。

      • イ　コンプライアンス統括管理者

        　コンプライアンス統括責任者を補佐する者として、総務部総務課長をコンプライアンス統括管理者に充てる。

      • ウ　コンプライアンス統括担当者

        　コンプライアンス統括管理者を補佐する者として、総務部総務課課長代理（総務担当）をコンプライアンス統括担当者に充てる。

    • （２）統括部門の職務

      • ア　コンプライアンスに関する活動計画の策定
      • イ　コンプライアンスに関する教育・研修の年度計画の策定及びその実施
      • ウ　コンプライアンスに関する自己点検の推進及び監査是正措置への対応
      • エ　コンプライアンスに関する違反、事故等への対応
      • オ　コンプライアンス相談窓口に関すること
      • カ　コンプライアンス啓発活動に係るガイドラインの作成等
      • キ　この基本方針及びその他コンプライアンスに関する規程等の改廃
      • ク　コンプライアンスの活動に関する各部署との調整
      • ケ　その他コンプライアンスの活動に関する必要な事項

  • ４　各部署のコンプライアンス推進体制

    　各部署及び事業所にコンプライアンスを推進するための組織として、コンプライアンス責任者等を置く。

    • （１）各部署及び事業所のコンプライアンス責任者等

      • ア　コンプライアンス責任者

        　各部及び事業所におけるコンプライアンスの推進を統括する責任者として、各部及び事業所の長をコンプライアンス責任者に充てる。

      • イ　コンプライアンス管理者

        　各部及び事業所の庶務主管課の長をコンプライアンス管理者に充てる。

      • ウ　コンプライアンス担当者

        　各部及び事業所の庶務主管課の庶務担当課長代理をコンプライアンス担当者に充てる。

    • （２）コンプライアンス責任者等の職務

      • ア　各部及び事業所におけるコンプライアンスの推進
      • イ　各部及び事業所におけるコンプライアンスの周知徹底、具体的施策の実施
      • ウ　各部及び事業所におけるコンプライアンスの指導・監督
      • エ　その他各部及び事業所におけるコンプライアンスに関する必要な事項

第４　コンプライアンス相談窓口

　機構は、コンプライアンス統轄部門内に、次に掲げるコンプライアンスに関する相談及び公益通報者保護法の趣旨に基づく公益通報の窓口を置く。

  • １　コンプライアンスに関する相談窓口

    • （１）相談者は、当機構の業務に従事する全ての職員等とする。
    • （２）相談内容は、コンプライアンスの観点から疑義のある事項など、コンプライアンスに関する事項全般とする。
    • （３）コンプライアンスに関する相談窓口は、総務部総務課課長代理（総務担当）とする。

  • ２　公益通報に関する通報窓口

    　機構は、公益通報及びこれに関連する相談を適切に処理するため、通報窓口の設置等の必要な事項を別途定めるものとする。

第５　コンプライアンスへの取組

　機構は、全ての業務活動の原点を社会的な信頼に置き、「信頼される団体」としてコンプライアンスを経営上の最重要事項と位置付け取り組むものとする。

  • １　コンプライアンス行動指針の遵守

    • （１）機構は、職員等が業務の遂行に当たり、コンプライアンスを遵守して行動するための基本的な規範（以下「職員行動規範」という。）を定めるものとする。
    • （２）職員等は、日常業務を遂行するに当たって、職員行動規範を遵守し行動しなければならない。

  • ２　コンプライアンスに関する規程の整備

    • （１）機構は、コンプライアンスを推進するための規程を整備するとともに、関連するガイドライン等を作成し、職員等に対して法令等及び規程の周知・啓発活動を行うものとする。
    • （２）機構は、コンプライアンスに関する規程及びそれに基づく個人情報の保護や情報セキュリティ、リスク対応、危機管理に係る必要な措置について、法令、社会環境等の状況の変化等を踏まえ、適時、評価及び見直しを行うものとする。

  • ３　コンプライアンス教育・研修の実施

    • （１）機構は、全ての職員等を対象にコンプライアンスに関する教育・研修活動を計画的かつ継続的に実施する。
    • （２）コンプライアンス統括部門は、この基本方針及び関連する諸規程等に関する教育・研修プログラムを作成し、その啓発に努めなければならない。
    • （３）コンプライアンス責任者は、所管する部署の職員等のコンプライアンスを遵守した誠実な業務遂行を確保するため、業務に即した具体的な遵守事項の指導、助言、監督、その他必要な教育を行わなければならない。

  • ４　コンプライアンス監査・自己点検

    • （１）機構は、内部監査の一環として、この基本方針及びその他規程に従って適切な業務活動が行われているかどうか、監査を行うものとする。
    • （２）コンプライアンス責任者は、少なくとも毎年１回、コンプライアンスに関する基本方針及びその他規程の遵守状況について自己点検を行い、その結果をコンプライアンス最高責任者に報告しなければならない。
    • （３）コンプライアンス統轄部門は、コンプライアンス責任者が行う自己点検を支援するとともに、必要な調査を指示することができる。

第６　問題発生時の対応

  • １　職員等の問題発見時等の報告

    　職員等は、自ら又は他の職員等が、この方針に違反する行為を行ったとき又は違反する行為を行っているという疑惑が生じたとき（以下「問題の発生時」という。）は、速やかに所属のコンプライアンス責任者等若しくはコンプライアンス統括部門又はコンプライアンス最高責任者に報告しなければならない。

  • ２　コンプライアンス責任者等の責務

    　コンプライアンス責任者等は、問題の発生時の報告を受けたときには、直ちにコンプライアンス統括責任者に報告するともに、必要に応じてコンプライアンス最高責任者に報告するものとする。

  • ３　コンプライアンス統括部門の責務

    　コンプライアンス統括部門は、問題の発生時の報告を受けたときには、直ちにコンプライアンス最高責任者に報告し、その指示に従い、速やかに「危機管理対策本部」を設置する。ただし、コンプライアンス最高責任者は、問題の程度が軽微である場合又は職員等のプライバシーの保護を必要とする問題の場合などについては、危機管理対策本部を設置せずにそれに対処できるものとする。

  • ４　危機管理対策本部の設置

    • （１）構成

      • ア　本部長は、事務局長とする。
      • イ　副本部長は、総務部長とする。
      • ウ　委員は総務部長を除く、各部及び事業所の長とする。
      • エ　事務局は、総部総務課総務担当とする。

    • （２）役割

      　問題に対する対応方針、原因究明、再発防止策等について検討・審議し、適切かつ速に対応策を講じるとともに、コンプライアンス最高責任者に報告する。

  • ５　コンプライアンス委員会の開催・審議

    　コンプライアンス最高責任者は、重大な問題の発生等、必要と判断する場合には、コンプライアンス委員会を開催し、対応方針等を検討・審議する。

第７　理事及び監事に関する対応

  • １　理事の職務執行が適切に行われるための体制

    • （１）処務規程を定め、業務の責任の明確化及び事務執行の能率的運営を図る。
    • （２）毎年度まいねんど、事業環境の変化に応じた事業計画、予算を策定し、目標達成に向けた効果的な業務執行を実現する。
    • （３）理事長、事務局長及び各部長等による経営会議を随時開催し、機構の運営・経営方針や機構事業の今後の展開及び経営戦略等について審議する。
    • （４）全ての管理職が参加する幹部会を定期的に開催し、外部からの重要事項や各部の業務執行状況等を報告することにより、機構内の情報の共有化を図る。
    • （５）法令及び機構の文書管理要綱に従い、理事の職務に関する文書を保存する。
    • （６）理事の職務の執行に関する情報については、文書管理要綱、情報セキュリティポリシー、情報公開に関する要綱等に基づき、適切に保存・管理する。
    • （７）理事及び監事は文書を常時閲覧することができる。

  • ２　監事の職務執行が適切に行われるための体制

    • （１）監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合、監事補助者を置く。
    • （２）監事補助者は、監事から直接指示を受けることにより、理事からの独立性を確保する。
    • （３）法令に違反する事実、機構に著しい損害等を及ぼすおそれがある事実を発見したときは、監事に報告する。
    • （４）理事長は監事の求めに応じて、会議等の審議内容について監事に報告する。
    • （５）監事は、理事会への出席や監事監査により理事の職務の執行を監査するとともに、理事の不正行為、法令や定款に違反する事実が認められる場合、理事会を招集し、その事実について報告する。
    • （６）監事は、いつでも文書を閲覧し、理事及び職員に説明を求め、業務及び財産の状況を調査することができる。

第８　違反行為に対する処分

　この基本方針に定めるコンプライアンスに違反する行為は、公益財団法人東京都教育支援機職員就業規則等に基づき処分するものとする。

附則
この基本方針は、令和元年１２月２６日から施行する。

附則
この基本方針は、令和４年４月１日から施行する。

附則
この基本方針は、令和５年４月１日から施行する。

附則
この基本方針は、令和５年７月１日から施行する。

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